Los reportes de gastos de los empleados necesitan una mejor evaluación

Published on November 23, 2021

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DENVER - Los administradores de la ciudad deben fortalecer las salvaguardias para garantizar que los empleados no reciban reembolsos por gastos inapropiados, según un reporte de auditoría de este mes del Auditor de Denver, Timothy M. O’Brien, Contador Público Certificado.

“Cuando el dinero de los contribuyentes va a los bolsillos de los empleados, los procesos de la ciudad deben exigir transparencia, responsabilidad y un escrutinio estricto”, dijo el Auditor O'Brien. "La mayoría de los gastos son probablemente apropiados, pero todos deben rendir cuentas".

Nuestro equipo no encontró evidencia de fraude, pero sí identificó riesgos donde los empleados podrían abusar o hacer un mal uso de los recursos de la ciudad, ya sea de forma intencional o accidentalmente, debido a fallos en el proceso de aprobación de los reportes de gastos.

Descubrimos que un alto porcentaje de reportes de gastos aprobados desde 2018 carecían de la documentación adecuada en el sistema de registros Workday para respaldar las cantidades de dinero que se enumeraban. A menudo, los empleados tampoco explicaban suficientemente cómo una compra beneficiaba a la Ciudad de Denver.

El proceso de aprobación del reporte de gastos lo crea la Oficina del Contralor, en el Departamento de Finanzas. Con este proceso de aprobación, la ciudad puede reembolsar a los empleados de la ciudad por las compras que realizan en nombre de la ciudad con dinero de su bolsillo. Los reportes de gastos constituyen una de las múltiples formas en que los empleados pueden adquirir bienes y servicios para el trabajo de la ciudad.

Descubrimos que se aprobaron entre el 12% y el 39% de los reportes de gastos no relacionados con viajes desde enero de 2018 hasta diciembre de 2020, a pesar de que la documentación en Workday era incompleta, no se explicaba suficientemente la razón del gasto o la categorización de los gastos era inexacta.

El proceso de aprobación del reporte de gastos requiere varios niveles de revisiones y aprobaciones, que culminan con la aprobación final por parte de la Oficina del Contralor. La primera fase de aprobación se considera una de las salvaguardas más importantes. Desafortunadamente, el equipo de auditoría descubrió que el personal encargado de aprobar los reportes de gastos no tiene claros sus roles y responsabilidades.

El proceso de aprobación del reporte de gastos falla porque los roles del personal para la aprobación están mal definidos, la formación es inconsistente y algunas fases de la revisión se realizan fuera del sistema de contabilidad de la ciudad.

Las posibles compras cuestionables que identificamos incluían material de oficina para el hogar y equipos de tecnologías de la información que se enviaron a domicilios particulares durante la pandemia.

"Si alguien compra una computadora para el trabajo de la ciudad y la envía a su domicilio, se produce un riesgo de abuso financiero, así como un riesgo de ciberseguridad", dijo el Auditor O’Brien. “Estas compras se deben rastrear, documentar y explicar minuciosamente”.

También descubrimos que el proceso actual exige que el presidente del Consejo de la Ciudad apruebe los reportes de gastos del propio consejo en la primera fase de aprobación, algo que no se asemeja a la estructura que siguen otros directores de agencia o funcionarios electos, incluso en las agencias independientes. El presidente de consejo pensaba que estaban siguiendo los pasos adecuados en el sistema, pero las indicaciones de la Oficina del Contralor también eran deficientes.

La ordenanza para el presupuesto anual designa al presidente del Consejo de la Ciudad como la autoridad para aprobar los gastos del consejo, lo que parece explicar por qué su capacidad de aprobar sus propios gastos estaba configurada de esta manera en el sistema contable de la ciudad. En la reunión con el Comité de Auditoría independiente, la Oficina del Contralor dijo que había resuelto este conflicto, lo cual confirmaremos cuando realicemos el seguimiento.

Por el contrario, cuando otros directores de agencias y funcionarios electos piden un reembolso, el sistema de la ciudad designa a otra persona para que apruebe sus gastos. Esto es así porque ninguna persona debería tener el control de todo un proceso o de toda la actividad financiera. Permitir que una persona apruebe sus propios gastos no cumple con las Reglas de Responsabilidad Fiscal de la ciudad. Si bien existen otros niveles de aprobación en el proceso del reporte de gastos, cualquier autoaprobación menoscaba estas reglas y salvaguardas.

La Oficina del Contralor debe revisar formalmente el proceso de aprobación de los reportes de gastos para asegurar que esté funcionando según lo previsto. Debido a los fallos en el proceso de aprobación, la ciudad corre el riesgo de malversar los fondos de los contribuyentes, aprobar gastos que puedan ser inapropiados y aprobar gastos que se realizan mejor a través de otros procesos de adquisición.

La Oficina del Contralor aceptó todas nuestras recomendaciones.


Timothy O'Brien Official Headshot
AUDITOR TIMOTHY O'BRIEN, Contador Público Certificado
Auditor de Denver


Oficina del Auditor de Denver
201 W. Colfax Ave. #705 Denver, CO 80202
Correo electrónico: auditor@denvergov.org 
Teléfono: 720-913-5000
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