Las agencias no implementan la mayoría de nuestras recomendaciones

Published on November 04, 2021

Vista de Denver desde City Park.

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DENVER - Las agencias de la ciudad no implementaron la mayoría de las recomendaciones de auditoría de acuerdo con seis reportes de seguimiento de auditoría publicados este mes, según el Auditor de Denver, Timothy M. O’Brien, Contador Público Certificado.

Nuestra oficina hace un seguimiento de cada auditoría para ver cómo avanzan las agencias de la ciudad respecto a la implementación de las recomendaciones que acordaron ejecutar. Este mes, esos seguimientos de las auditorías publicadas en la primera mitad del 2020 involucraron al Programa de Minorías/Mujeres y/o Empresas en Desventaja, las prácticas de la cartera de bienes raíces de la ciudad, los impuestos a la marihuana, los procesos de solicitud de registros abiertos, los procesos financieros de la Biblioteca Pública de Denver y el software de administración de activos en el Departamento de Transporte e Infraestructura.

De las 87 recomendaciones que las agencias aceptaron implementar en los seis reportes originales, las agencias de la ciudad solo implementaron 30 en su totalidad.

"Aunque los líderes de la ciudad no tuvieron un control absoluto ante los desafíos que generó la pandemia, no quiero que los administradores de las agencias piensen que pueden estar de acuerdo con nosotros y luego esperen que nos olvidemos del trabajo que todavía hay que hacer", dijo el Auditor O'Brien.

Reportes de segumiento en noviembre (6 reportes en total)

Programa de Minorías/Mujeres y/o Empresas en Desventaja

De las 23 recomendaciones de este reporte de auditoría de junio de 2020, el Departamento de Oportunidad y Desarrollo Económico de Denver aún no ha implementado en su totalidad ni ha tomado medidas en 17 de ellas.

La auditoría original descubrió que la División de Oportunidades para Pequeñas Empresas dejó algunas brechas significativas en su programa para certificar a empresas y establecer objetivos que garanticen que las empresas que pertenecen a mujeres y a personas de color participen en proyectos de la ciudad. Descubrimos que la división tenía autoridad para establecer sanciones cuando un contratista no cumple con los objetivos del programa, pero no estaba usando esa autoridad. La división tampoco tenía suficiente personal para monitorear adecuadamente el cumplimiento de los requisitos por parte de los contratistas.

En el momento de realizar el seguimiento, descubrimos que la división desarrolló algunas políticas y procedimientos nuevos, pero con frecuencia carecían de disposiciones importantes y seguían siendo insuficientes. Por ejemplo, la división creó un procedimiento para imponer sanciones, pero ese procedimiento no asegura que las sanciones se apliquen de manera consistente y no aclara qué se considera una violación. Desde que realizamos la auditoría, la división nos ha dicho que no han tenido motivos para recurrir a esta autoridad para sancionar a contratistas. La división debería considerar mejorar sus procedimientos para permitir un tratamiento uniforme en el futuro.

Todavía hay aspectos que preocupan sobre el modo en que la división monitorea el cumplimiento de los contratistas y de los subcontratistas con los objetivos de participación, y cómo se asegura de que las empresas estén realizando auténticos esfuerzos, como negociar con mujeres y personas de color que son propietarios de empresas comerciales.

Los niveles de personal estaban incluso más bajos que en el momento de realizar la auditoría original. Es posible que la división no pueda controlar estos niveles debido a la pandemia y a la rotación de personal, pero creemos que se resolverán algunos de los problemas del reporte original una vez que se aumente el tamaño de la plantilla.

La División de Oportunidades para Pequeñas Empresas debe garantizar el cumplimiento constante de los objetivos de integración en los proyectos de la ciudad para que las empresas que pertenecen a mujeres y a personas de color puedan tener mejores oportunidades de negocio con la Ciudad y el Condado de Denver.

"Los líderes de la ciudad deben implementar todas las partes de estas recomendaciones y así garantizar que los requisitos para apoyar a las empresas en desventaja no se queden en buenas intenciones", dijo el Auditor O’Brien. "La ciudad debe cumplir con los objetivos y exigir que los contratistas rindan cuentas".

Prácticas de la Cartera de Bienes Raíces de la Ciudad

La División de Bienes Raíces del Departamento de Finanzas solamente implementó en su totalidad una de las 10 recomendaciones del reporte de auditoría publicado en mayo de 2020.

Si bien descubrimos que la división tomó algunos pasos importantes, como documentar los detalles de las transacciones para aumentar la transparencia y adquirir la capacidad de transmitir el conocimiento institucional, la división aún no supervisa adecuadamente la cartera de bienes raíces de la ciudad.

"La pandemia de COVID-19 ejemplifica bien por qué esto es importante", dijo el Auditor O'Brien. "A medida que cambian las necesidades de nuestra ciudad respecto al uso de terrenos y el espacio de las oficinas por el trabajo remoto y al distanciamiento social, sería valioso tener una visión completa de los recursos de los que dispone la ciudad para trabajar".

Descubrimos que la división tomó algunas medidas para desarrollar y mantener una cartera de bienes raíces completa, una recomendación que la administración no aceptó en nuestra auditoría original. La división desarrolló una hoja de cálculo con una lista de su cartera que utiliza para rastrear las propiedades de la ciudad, como las propiedades que pertenecen a la ciudad, las propiedades alquiladas, los terrenos vacantes y los parques.

La división también añadió un mapa interactivo en su sitio web, pero la información en la hoja de cálculo y en línea aún está incompleta y la División de Bienes Raíces no la comparte con las agencias colaboradoras.

Habíamos recomendado una herramienta centralizada para monitorear la planificación del espacio, pero la División de Bienes Raíces dice que los recortes presupuestarios relacionados con la pandemia retrasaron la implementación de un nuevo software. La división estandarizó la entrada de datos y cómo nombra los archivos de las propiedades de bienes raíces, logrando así que la información sea más fácil de recuperar, pero no renombró los archivos más antiguos de forma retroactiva.  

"Espero que el nuevo software se pueda implementar pronto para que la cartera de bienes raíces de la ciudad se más transparente", dijo el Auditor O’Brien.

La división desarrolló un plan estratégico documentado para las necesidades inmobiliarias de la ciudad, pero carece de información detallada respecto a las evaluaciones del valor de las propiedades, los costos operativos anuales y los costos de capital y desarrollo.

"Esperamos que se produzcan cambios cuando las agencias están de acuerdo con nuestras recomendaciones", dijo el Auditor O'Brien. "Cuando la ciudad no actúa o actúa a medias, entonces está perjudicando al público de Denver".

Impuestos sobre la Marihuana

La División de Tesorería del Departamento de Finanzas implementó en su totalidad cuatro de nuestras recomendaciones desde abril de 2020, pero otras siete todavía no se han implementado al completo o ni siquiera se han tomado medidas.

La división todavía debe desarrollar un enfoque sustentando en datos para seleccionar las auditorías, el cual debe incluir el monitoreo y la identificación de las empresas de marihuana que tienen un alto riesgo de reportar menos ingresos de los que reciben. Los funcionarios de la División de Tesorería dijeron que están en proceso de contratar el software con la funcionalidad para hacer esto.

"La unidad de auditoría de la División de Tesorería debe garantizar que todas las empresas de marihuana cumplan con las normas y paguen sus impuestos en su totalidad", dijo el Auditor O'Brien. "Los votantes aprobaron la legalización de la marihuana con la expectativa de que los impuestos respaldarían a nuestra comunidad".

El personal tomó medidas para identificar de manera proactiva las empresas de reparto sin licencia e implementó un proceso de verificación para evaluar la exactitud de los pagos de marihuana al estado. La División de Tesorería también desarrolló unas políticas y unos procedimientos formales para validar los datos antes de que el personal los utilice para seleccionar las empresas que auditar.

Proceso de Solicitud de Registros Abiertos

La Oficina del Alcalde progresó en la forma en que instruye al personal de la ciudad para que responda y administre las solicitudes de registros abiertos del público. Sin embargo, solo se implementaron en su totalidad dos de las 14 recomendaciones del reporte de auditoría publicado en mayo de 2020. Además, la administración debe trabajar más para centralizar el proceso, aumentar la transparencia, así como facilitar que el público encuentre la información que necesita.

La Oficina del Alcalde proporcionó una plantilla para que las agencias usen un formulario en línea para las solicitudes de registros. Sin embargo, no todas las agencias lo están usando. Sin unas reglas claras, unas directrices o una sección en línea para preguntas frecuentes, el público puede seguir teniendo dificultades para presentar sus solicitudes de registros abiertos.

La oficina siguió muchas de nuestras recomendaciones relacionadas con la capacitación, la mejora respecto a la orientación del personal, la atención constante a las circunstancias atenuantes y la respuesta oportuna a las solicitudes. Sin embargo, implementó las recomendaciones unos 10 meses después de las fechas acordadas y solo después de que comenzáramos el trabajo de seguimiento. Debido al retraso al abordar nuestras recomendaciones, la Oficina del Alcalde publicó unas directrices de manera irregular, en diferentes formatos y en diferentes momentos.

"Las agencias establecen sus propios plazos para implementar nuestras recomendaciones", dijo el Auditor O’Brien. “Me hubiera gustado que se implementaran más recomendaciones de manera oportuna”.

También realizamos un seguimiento de nuestra auditoría publicada en junio de 2020 de los procesos financieros de la Biblioteca Pública de Denver y de nuestra auditoría de enero de 2020 del software para la administración de activos en el Departamento de Transporte e Infraestructura, anteriormente conocido como Obras Públicas.

 


Timothy O'Brien Official Headshot
AUDITOR TIMOTHY O'BRIEN, Contador Público Certificado
Auditor de Denver


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