La ciudad no administró eficazmente un proyecto de construcción

Published on September 16, 2021

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DENVER - Denver no administró eficazmente un proyecto de construcción reciente, lo que generó un alto riesgo a que la ciudad pagara de más y una posible falta de competencia justa en la subcontratación, según un nuevo reporte de auditoría del Auditor de Denver, Timothy M. O’Brien, Contador Público Certificado.

 "Unos costos potencialmente inflados y un proceso de contratación no competitivo es exactamente lo que no queremos ver cuando la ciudad sigue construyendo a un ritmo rápido", dijo el Auditor O'Brien. "Todas las empresas de construcción en la ciudad deberían tener una oportunidad justa para hacer negocios con la ciudad y los contribuyentes deberían estar seguros de que obtienen lo que pagaron con su dinero".

Concretamente, descubrimos que la ciudad confió demasiado en el contratista para el proyecto de construcción de la Estación de Bomberos de Northfield para mantener el proyecto a tiempo y ajustado al presupuesto. La ciudad no hizo lo suficiente para verificar los costos y realizar un seguimiento de la subcontratación para garantizar que se siguieran unas prácticas justas y competitivas. El personal del Departamento de Transporte e Infraestructura tampoco hizo cumplir todos los términos del contrato.

El departamento eligió un tipo específico de método de ejecución de proyectos para la construcción de la Estación de Bomberos de Northfield llamado "gerente de construcción/contratista general". Este método es beneficioso para aquellos proyectos de construcción técnicamente complejos que siguen un cronograma acelerado y están sujetos a restricciones presupuestarias. El método utiliza un enfoque integrado en el que el propietario, el diseñador y el contratista trabajan juntos desde el principio para planificar, diseñar y construir el proyecto.

 Sin embargo, para maximizar las ventajas de este método, la ciudad debe monitorear y supervisar todas las fases del proyecto. Eso significa que la ciudad debe monitorear los costos del diseñador y validar los estimados de costos del gerente de construcción para asegurar que no sean más altos de lo que deberían ser. Si los estimados iniciales están inflados, más adelante el constructor podría cobrarle a la ciudad los costos adicionales que aún están dentro del precio máximo general del proyecto. Como consecuencia, la ciudad podría pagar de más por el proyecto.

 "Los administradores del proyecto malinterpretaron el concepto de “precio máximo garantizado”; pensaron que la ciudad pagaría esa cantidad pasara lo que pasara, cuando la ciudad en realidad debería pagar menos si los costos reales son menores", dijo el Auditor O'Brien. "Esta es una idea equivocada frecuente entre los administradores de proyectos, no solo de este proyecto, y la ciudad debería trabajar para rectificarla".

Hay una tendencia en este tipo de método de ejecución de proyectos a aumentar los costos, lo que hace que la supervisión del proceso por parte de la ciudad sea aún más crucial para minimizar los costos inflados y garantizar el uso eficiente del dinero de los contribuyentes.

Descubrimos que la ciudad pagó en exceso o pagó más de lo esperado en algunas circunstancias. En un caso concreto, el contratista general, PCL Construction Services Inc., se pagó a sí mismo más de $10,000 por servicios de la fase previa a la construcción que ya se habían completado y pagado un año antes. Y en otro caso, la empresa se contrató a sí misma como subcontratista y luego se adjudicó más dinero del que había propuesto gastar en su oferta de licitación.

 "Aunque la ciudad obtuvo lo que pagó en este proyecto, tener la impresión de que las prácticas son injustas o hay favoritismo supone un riesgo significativo para la reputación de la ciudad", dijo el Auditor O’Brien. "La transparencia es importante cuando la ciudad destina grandes cantidades de dinero de los contribuyentes a empresas privadas".

 PCL Construction Services se adjudicó un subcontrato en cuatro ocasiones y solo recibió otras dos ofertas de licitación para la obra. Aunque su propia oferta puede contar como la tercera propuesta exigida, esta práctica no fomenta un entorno de licitación que parezca competitivo.

Más de dos tercios de los costos de construcción del proyecto de la Estación de Bomberos de Northfield se destinaron al pago de 29 subcontratistas. Sin embargo, el personal del Departamento de Transporte e Infraestructura no supervisó adecuadamente cómo se contrató a los subcontratistas.

PCL Construction Services también contrató a dos subcontratistas sin obtener las tres ofertas separadas de licitación que se exige. También contrató a nueve subcontratistas sin explicar por qué los eligieron a pesar de que su propuesta de costo no era la más baja.

Cuando preguntamos al personal del departamento por qué dejaban que el contratista general tomara las decisiones sobre los subcontratistas, nos dijeron que era un asunto “irrelevante” porque la ciudad no es parte de estos acuerdos. Sin embargo, la ciudad, como propietaria y máxima autoridad de sus proyectos de construcción, debería tener más participación para garantizar que haya una competencia justa y abierta.

"Como la ciudad no es parte de los subcontratos, en este tipo de procesos no debería tratar directamente con los subcontratistas", dijo el Auditor O’Brien. "Sin embargo, eso no impide que la ciudad ejerza una supervisión adecuada a través del contratista general para garantizar un proceso justo y competitivo".

 La ciudad también necesita trabajar más para validar los costos y hacer cumplir las tarifas de facturación del contrato. Descubrimos que parte del personal de la ciudad no entendía completamente los diferentes tipos de condiciones de pago. La ciudad pagó una cantidad inexacta al diseñador del proyecto, OZ Architecture Inc., al aplicar incorrectamente las tarifas de facturación del contrato y al no hacer cumplir las obligaciones ante un incumplimiento del contrato.

 La falta de supervisión en el proyecto de construcción de la Estación de Bomberos de Northfield redujo las ventajas del método de ejecución de proyectos escogido por la ciudad. El Departamento de Transporte e Infraestructura necesita políticas y procedimientos para los proyectos que utilicen el método de “gerente de construcción/contratista general” y para determinar si este es el mejor método. La creación de nuevas políticas garantizará un tratamiento coherente para todos los proyectos y contratistas.

Finalmente, la ciudad necesita establecer un cronograma para la recepción de las facturas y verificar la exactitud de los costos de las órdenes de cambio.

"Esta auditoría fue parte de una serie de auditorías que analizan cómo la ciudad administra sus proyectos de construcción", dijo el Auditor O'Brien. "Esta no es la primera vez que encontramos que la supervisión es inadecuada. Espero que los líderes de la ciudad tengan en cuenta nuestros hallazgos en todos los proyectos futuros".

El Departamento de Transporte e Infraestructura estuvo de acuerdo con las 13 recomendaciones.

AUDITOR TIMOTHY O'BRIEN, Contador Público Certificado
Auditor de Denver

Oficina del Auditor de Denver
201 W. Colfax Ave. #705 Denver, CO 80202
Correo electrónico: auditor@denvergov.org 
Teléfono: 720-913-5000
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